浦东新区政府应用复合机提高服务效率

    正如电脑正在逐渐的代替手写，现代科技对办公环境的影响随处可见。可以说许多人都无时无刻不在经历着一场手动到E化的变革。

    这样的变革也不可避免地出现在了以公共服务为主要目的政府部门之中。这无疑是一件让民众兴奋的事。因为政府效率的提高意味着社会公共服务的改善。而政府对高科技办公设备日渐增长的需求正是他们服务和效率意识的见证。作为政府采购清单中必备的一员，多功能数码复合机的广泛应用便是一个典型的例子。

    背景

 
上海浦东新区政府办公中心

    浦东新区政府区人大文印中心是政府的职能部门之一，原来拥有两台一体机、一台数码复合机和一批独立的分页、装订、裁切设备。在平时工作过程中月印量不均匀。在有政府会议以及活动期间，对印量需求会突然增加。最大可达到每月5万张以上。打印文件的类型通常是公函、通知、报告、制作成套的会议文件以及需要套印的红头文件。

    在成套文件的打印过程中，需要工作人员在分页、装订、裁切等不同功能的设备上分工合作。大型会议期间常常需要投入非常多的人力物力，或者进行业务外包。长期下来，不仅人力消耗很大，各种设备也造成了空间和耗材上的大量消耗。有时对只有三个工作人员的文印中心来说工作负荷过大。无论是成本还是效率都达不到理想效果。

    另外，由于政府的文档多以机密文档为主，主要通过打印、复印、扫描、传真或电子邮件发送等形式输入或输出，如果数据资料管理手段不完善，就可能引发输出、存储、调用等风险，带来严重的数据泄漏或者经济损失。

    由于工作的特殊性，浦东新区人大文印中心需要的解决方案不仅要能提高工作效率，也要最大限度保障数据安全。
解决方案

    考虑到各个方面的需求，浦东新区政府区人大文印中心使用了致力于为客户提供品质超群的产品、服务和解决方案的柯尼卡美能达所提供的bizhub 600黑白多功能数码复合机。

    在bizhub 600多种功能的支持下，浦东新区政府实现了输入输出装订一气呵成。高速打印和大容纸量在有海量打印任务的情况下提高了效率。同时，人力投入也大量减少。使用了Simitri聚合碳粉技术的bizhub 600保证了打印质量的同时也降低了能耗。废粉还可通过特殊技术循环使用，成就了政府环保办公的榜样的形象和需求。

    针对政府工作对安全性要求非常高的特性，bizhub 600实现了多功能传送，单步操作便可将扫描数据或硬盘数据通过传真和电子邮件发送至不同类型的目的地。同时，政府可采用密码保护防止未经授权的访问。在完成作业后，其数据完全从硬盘上删除。而且所有网络通讯都受SSL加密保护，机器中的安全日志可以追踪设备的故障。并且未经授权，他人无法访问记录。其硬盘锁定功能还可以保护硬盘移除后的数据安全。多种措施，解除了数据安全这一后顾之忧。

    浦东新区政府在使用过程中还对对每个用户设定页面输入和输出的限制，从而达到了部门内部管理、成本控制以及简化费用核算的目的。

    实施效果

    购置bizhub600半年以来，浦东新区政府区人大文印中心的办公效率提高了一倍。在1月到2月的人大会期间，区人大文印中心轻松的完成了繁重的文印任务，在分页、装订、裁切方面，尤其在文件归档和安全保密的方面更是得心应手。各类文件的归档整理也井井有条。不仅如此，耗材浪费也明显减少，成本降低。

    “新的设备使我们的工作前所未有的轻松。出错的概率也小了很多。这样的解决方案是值得向大家推荐的。”浦东新区政府的文印中心工作人员说。