实用适用 中小企业启用协同办公关键

    泡泡网企业频道12月2日 中小企业没有大企业那样的经济实力，对于OA项目的投入非常有限，其次中小企业的规模和扁平化的管理，决定了信息的传递不易产生瓶颈，并且中小企业办事机构相对集中不易产生文件传递问题。这几个特性决定了中小企业不能像大企业那样有大量的投入请来专业的项目开发单位进行量身定制，并且OA的一些优秀特性也不能在中小企业中得到很好的发挥。这意味着如果将大企业成功的OA模式，不经选择的强行应用于中小企业的话难免会发生“消化不良”。

    中小企业，而真正需要进行办公的人员则更少。加上企业的特性，使OA的优势功能在这也不具现实意义。像上文中说到的那样中小企业的管理较为扁平，各种意见和思想都能很快的进行交流。对于某些工作有时在中午用餐时间几个经办人就可以敲定并付诸实施，事后的反馈也还算可以。重要的是这样具备相当的灵活性，在中国这是十分重要的。而现在硬要大家过渡到OA中来办公，加上开始操作上的不适应，有时还发生操作上的错误，诸如张三要做的工作被李四收到等等的问题，难免使大家对OA产生了抵触情绪。此时OA系统就像是鸡肋，可谓“食之无味，弃之可惜”。

    通常办公室的业务，主要是进行大量文件的处理，起草文件、通知、各种业务文本，接受外来文件存档，查询本部门文件和外来文件，产生文件复件等等。所以，采用计算机文字处理技术生产各种文档，存储各种文档，采用其它先进设备，如复印机、传真机等复制、传递文档，或者采用计算机网络技术传递文档，是办公室自动化的基本特征。办公室是各行业工作的领导进行决策的场所。领导机关做出决策，发布指示，除了文档上的往来之外，更深层的工作，实际上是信息的收集、存储、检索、处理、分析，从而做出决策，并将决策作为信息传向下级机构或合作单位，或业务关联单位。

    企业信息化是一个过程，要循序渐进。有的企业对OA的要求是一步到位，由传统的纸质办公模式一下子就转变到无纸化办公，把企业的所有的业务流程统统移植到OA系统中，盲目的追求大而全，这个观点是非常错误的。各个企业的人员结构不同，员工的知识层面、对新事物的接受程度也有差异，盲目的扩大OA系统的功能，很可能会在一定范围内产生抵触，不利于企业信息化的推广，还会增加企业的成本而达不到预期的效果。所以企业在选择OA系统时，要由简到繁，从基础功能做起，逐步增加功能。

    推广实施OA，根本目的不仅是帮助企业建立一套完整的管理系统，更重要的是透过先进的管理思想和方法实现管理的提升、业务的改善。这就决定了企业在OA或OA的选型过程中必须立足企业的实际需求，结合企业自身的实际情况逐一对照，从产品和供应商方面认真综合比较，以主流的企业办公自动化软件为目标，最终选定企业所要用的OA。

    OA系统的功能过多、过泛，容易造成功能闲置，系统空洞；其次，功能越全，系统越复杂，使用越困难，维护越麻烦；再次，功能多一点，价格多一片，一次性投入较大；最后，服务成本直线上升，隐形风险增大，甚至使应用半途而废。选购OA系统时应该考虑一下自己的实际需求和支付能力，如果以适用为出发点，那么就坚决砍掉那些可有可无、利用率低的“鸡肋”功能，选一个功能紧凑，满足自己核心需求，既便宜又容易二次开发的系统。

    OA系统不同于CRM、HR和ERP等较为专业的系统，它是需要企业大部分人员使用的系统，所以在易用性方面有较强的要求。有些企业一味的追求知名高、规模大的OA厂商，大厂商固然有他自身的优势，尤其是在技术和大规模的平台部署方面。但是中小型企业的特点是：用户数较少、功能相对简单、预算有限。所以企业应该着重考虑OA系统的功能是否能满足企业目前的需要，尤其是现在OA产品更新换代的速度也很快，企业完全可以随着自身的发展进行升级或更换。

    比如金和协同办公标准版IOA/S就高度集成了中小企业基础管理中涉及到的公文管理、通知新闻、内部交流、行政办公、人力资源管理、客户关系管理等功能模块，在软件的集成度、安全性、通用性、操作方便性、用户界面友好性等方面获得了广大用户的好评。早在2006年8月，金和IOA/S步入市场之初就获得了广大用户的青睐。迄今，金和软件经过对近万家客户实践经验的总结，经过对产品研发技术持续不断地提升、改进，金和IOA/S已具有强劲的稳定性和强大的管理功能，特别适合于广大中小企业改善企业管理、提升管理质量，帮助中国中小企业快速成长。

    总之，中小企业选择OA软件既不能求大、求全，又不能随便、凑合，必须根据自身特点选择一个实用、适用、易用、通用、性价比高的软件，只有这样才能让软件在自己的企业内发挥最大的功效，给企业带来最大的回报。■