巧用EXCEL 让企业信息化费用降几十万
泡泡网企业频道2月3日 现如今，ERP、CRM、电子商务等已经成为企业信息化管理的代名词。不少人认为，企业要实现信息化管理，就得上ERP软件、CRM项目。其实，我认为ERP、CRM软件虽然其在企业管理上有举足轻重的作用。但是，即使企业上了ERP项目，有的利用程度也很低，无非是一些账目处理、流程控制方面的。其实，有些功能，通过EXCEL等简单地工具，就可以实现。没必要去花个几十万去搞个ERP项目来撑门面。
一、 实现物料需求计划
库存压力成通病
物料需求计划一直被认为是企业管理中的重难点，特别是一些比较复杂的生产企业，如何安排好物料到料时间、实现零库存生产一直是其追寻的目标。为了实现这个目标，不少企业就兴冲冲的上了ERP项目，以为可以凭借这个系统，帮助企业改善物料需求计划，降低企业库存。可是，真的等他们上了ERP项目，才发现，ERP软件没有他们所想的那么神。因为受提前期管理、供应商配合程度等因素的影响，ERP软件中物料需求计划管理模型根本无法运转，其只能计算物料需求数量，而无法计算出准确的物料到货计划，或者说，这个到货日期受到生产计划频繁变更、销售插单等的影响，根本不能起作用。
其实，企业就算项改善物料需求计划，也没有必要一定要上个ERP。其实，通过EXCEL表格工具，也可以改善企业的物料需求计划，降低企业库存。
几年以前，我的一个朋友自己开了一个五金工具有限公司，主要产品是一些手工五金工具，如螺丝刀、扳手等等，产品主要用于出口。由于其在国外有一定的客户关系，所以，生意没过多久，就红火起来了。一次跟他吃饭，他跟我说，他现在最大的问题就是库存压力比较大。为了能够准时交货，他有时候不得不把原材料早早的买进来。有时候，客户一下单，他就要准备购买相关的材料，即使交货期还有很厂一段时间。他现在想孤注一掷，听说ERP软件可以有效解决这个问题，他也准备上。他问我，ERP软件是否有传说中的那么神?
我笑了笑，问了他一些现在物料管理上的问题。如生产计划的变动问题，采购提前期的管理问题等等。我发现，我朋友企业现在根本没有这方面的管理，因为是接单生产，所以生产计划的变更更是常有的事情。我就劝他，还是放弃这个想法吧，ERP系统不是救世主，不能够解决它企业的问题。不过，为了解决我朋友的问题，我还是帮他利用EXCEL设计了一套简单的物料需求计划工具。利用EXCEL，可以实现按生产计划与物料清单展开并按供应商进行反单采购;可以按照生产计划的预计开工日期与预先设置的提前期等实现预计采购日期的推算。其实，这是我的毕业论文，利用EXCEL设计物料需求计划模型。
我朋友利用了这个EXCEL工具三个月后，觉得非常满意。虽然不能从根本上解决他们的问题，但是，至少现在下采购单的速度、准确率有了质的提高，而且，对于采购单的到货日期、即供应链计划也有了一个大致的预算，有效的减少了库存。为此，朋友还送了个不小的红包给我。<
二、 实现财务管理
财务管理是管理企业信息化的起源
中国现在很多的ERP、CRM软件，如金蝶、用友，都是脱胎于财务管理软件。或者说，很多的管理软件公司，第一桶金都是靠财务管理软件赚来的。不过，要实现财务管理信息化，也不一定要花个几万元去买个财务管理软件。其实，利用我们手头的工具，如 EXCEL表格等，完全可以实现财务管理的信息化要求。
这是我第一个同学的故事，其在一个家族式的企业作IT负责人。在此期间，由于企业资金有限，公司不同意上财务管理软件，而我朋友又心仪财务部的女孩子。一开始是出于“英雄救美”的心态吧，就给她设计了一些简单实用的EXCEL工具，来帮助其提高工作效率。后来没想到，越做越大，功能越做越全。现在已经能够能先财务管理的大部分功能了。财务部门的日常作业都可以通过这个工具实现，包括凭证的处理、记账、单据的套打、报表的生成等等，都可以实现。最后，我同学虽然没有赢得美人心，但是，还是得到了大家的一致好评，最重要的是，得到了老板的赏识。
所以，利用EXCEL工具，也能够实现简单财务管理的信息化。企业若能够好好利用手边的工具，其实可以节省很多信息化管理的成本。大企业可能投入个几万、几十万，眼都不眨一下;但是，对于小企业来说，就只能利用一些简便的方法，实现信息化管理了。<
三、 实现计划追踪
生产订单的计划与追逐（以上图片均来自互联网）
生产计划完成如何，现在进度多少了，我即将要生产的订单料到了多少了。这功能其实不一定只有ERP系统可以完成，EXCLE工具也可以实现。那时，我公司的仓库、生产、物管等几个部门都归生产经历管辖。其问我，现在他需要能够实时的查询到如下信息：
1、我三天后有一张生产订单要生产，我现在就想知道，这张生产订单的到料情况。如果没到，我想知道预计的到料日期是什么时候，会否影响我的生产计划。利用这资料，我就可以个采购协商。一般情况下，在生产任务开始的三天前，我需要知道这些信息。
2、如今天是星期一，我想知道星期五预计要完工的所有生产订单，其现在的进度是多少，还有多少未完工。如此，我就可以预计生产计划能否按时完成。
一开始，我也想到了利用ERP系统来实现这些功能。但是，上头一听到实施这个系统大概有几十万的时候，马上就否决了。生产经理跟我商量，还有其他办法吗。我理了理思路，请教了不少朋友，最后，我决定利用EXCEL工具和一个免费的数据库软件实现这些功能。通过我跟生产经理的共同努力，一步步的对 EXCEL工具进行了完善，经过没多久，就实现了生产经理所提的功能。其实，再实现这些需求的时候，我发现技术上其实没有多大难度，难的还是在企业的管理上。如如何让用户及时按程序做单据、审核、更新数据反而比技术更难。若用户不能好好的配合，按照预先定义的流程来办事的话，什么都是空的。最好的信息化管理工具，也会毁在他们手里。从这时我已经慢慢开始明白，信息化管理的成败不在于软件本身，而在于企业的管理上。或者说，企业的管理若是跟不上，则信息化管理永远不会成功;相反，企业管理软件若功能稍有欠缺，企业管理若比较完善，相反，可以弥补其不足。
从这三个案例我们可以看出，企业信息化管理不一定只有ERP、CRM等一条道路。充分利用我们现在在使用的工具，简单的如EXCEL、WORD等工具，复杂一点的如邮件、免费的数据库等也可以实现一些企业的简单应用。动辄上万、数十万、甚至上百万的系统，若对你们来说有点吃力的话，那就不妨试试，其他的渠道，来实现信息管理，或者借鉴上面上个例子，来实现一些信息化应用。■
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