成功案例惠普助力3M公司优化文印管理

    六西格玛(six sigma)理念，作为一项基于事实、数据和测量工具进行管理的程序改进方法，正在日益受到越来越多国际国内厂商的关注。事实上，六西格玛不仅是行之有效的质量管理工具，更能应用到包括文印管理在内的企业价值链各环节中，实现成本节约、效率改善和用户满意度提升等多种收益。3M作为全球创新企业的佼佼者，通过在文印管理中全面落实六西格玛理念，与惠普(HP)签署打印服务管理协议，实现了巨大收益。

    3M公司IT打印服务经理怀特先生表示，应用了惠普(HP)打印管理服务，平均每页成本比过去降低90%之多。在签订的五年期合同中的前两年就已经节省开支逾300万美元。在能耗开支方面更节省了120万美元。

管理混乱造成的文印困境

    和大多数企业一样，此前3M公司为文档输出服务支付了太高成本，而且还经常无法满足员工对于文印输出的需求。由于缺乏合理的中央规划，3M公司各部门或办公室需要打印机或复印机时就随意决定购买一台，有些办公室甚至是人手一台打印机。这样做的结果是，3M的各个办公室里散布了多达101种型号的打印机，不仅维护管理困难，IT经理们对这些设备耗费的总成本也几乎一无所知。

    对于当日的混乱情形，3M公司IT基础设施总监彼得·高弗雷深有感触。他表示，“几年前，我们将大把大把的钱投向操作成本极其高昂的个人打印机，更换这些打印机硒鼓的大笔开支也令它们使用起来非常昂贵，每年几乎要浪费数百万美元。”

    文印系统分散而又缺乏管理的混乱状况，显然与追求持续改进的六西格玛理念背道而驰。2005年，在3M公司CEO的支持下，IT部门推出了办公室打印的“六西格玛”项目，以提高质量和力争持续改善，并降低成本。

惠普（HP）“输出快车”破解3M难题

    3M公司衡量了所有合作伙伴，最终选择惠普(HP)来帮助它来实施文印管理的“六西格玛”项目，“惠普(HP)在评估和设计阶段均拥有弥足珍贵的专业技术，擅长调研我们使用什么设备，如何使用这些设备以及使用成本。他们确实为此类分析描绘了一幅广阔的蓝图。”3M公司与惠普(HP)签订了一份五年期的打印管理服务协议，他们所需支付的月费包括使用打印机和多功能一体机的基本费用以及基于实际业务的使用费，协议还同时涵盖了打印硒鼓耗材与维修维护费用。

    惠普(HP)打印管理服务给3M带来了巨大收益。3M在全球范围统一采用由惠普(HP)多功能一体机和激光打印机构成的“输出快车”取代陈旧的个人打印机和复印机，全球设备总量减少了47%，型号更是从101种降至9种。这些设备型号、数量的减少不仅可大幅减少打印硒鼓和零件储备，还使技术人员能更统筹地诊断和解决问题。对此，高弗雷先生表示，“不仅节约了维护费用，还改善了服务质量。”

    惠普(HP)基于网络的管理工具HP WebJetAdmin帮助3M公司的IT管理人员更好地管理打印设备。怀特先生表示，“凭借WebJetAdmin，我们就能监控打印机和多功能一体机运行的所有方面，包括性能和可靠性问题。它发出的警报能协助我们在机器故障之前及时发现问题，这样我们就可以积极解决问题，让用户免受影响。”

    惠普(HP)打印服务管理还大大提高了用户使用满意度。自从应用了惠普设备，3M员工再也不用忍受输出质量低劣、运行缓慢的个人打印机和经常故障的复印机。惠普(HP)设备更新更可靠，输出质量更完美，重要资料也不需要再跑到外面的打印店输出。多功能一体机还带来了业务流程改善，用户还可在多功能一体机上同时实现高速打印、复印、传真和扫描，无须奔走于不同设备，甚至不同办公室之间，这大大提高了办公效率。

超越3M的环境收益

    在与惠普(HP)签订5年期合同的前两年，3M就因此节约了超过300万美元。事实上，3M和惠普(HP)签署的打印管理服务，不仅给3M带来了巨大收益，还有利于改善环境。惠普(HP)打印管理服务预计可降低能耗19.9%，减少3亿5千3百万张打印纸消耗，由于能源和纸张节省而降低CO2排放量高达8,240吨，这相当于978辆小汽车一年的排放量。此外，3M还加入了惠普(HP)地球合作伙伴回收计划，百分之百地回收公司的打印硒鼓，一年期间回收利用17,000只硒鼓，避免了硒鼓对环境的污染。

    以六西格玛为管理工具，3M携手惠普(HP)在文印管理上取得了巨大成功。作为一家追求持续改进的公司，3M正在评估采用全新喷墨技术的大印量、高质量的惠普(HP)安捷打印机。展望未来，怀特先生表示，“安捷技术是最新实例，向我们证明了惠普(HP)在打印及成像领域占据的领军地位，而且也是我们打印管理环境的非常好的伙伴。我们期望与惠普(HP)继续携手，共同前进。”