练就Office2007达人15个Word常用技巧

    技巧4 利用主题让文档焕然一新

    文档主题是一个综合性概念，它涵盖了整篇文档的配色方案、字体方案和效果方案，可以从整体上控制文档的基调或风格。Word中提供的这种全新创作体验配合实时预览功能，可以让用户更大限度地拓展自己的文档创作经验。操作步骤如下：

    1.切换到“页面布局”选项卡，并在“主题”组中单击【主题】按钮，打开“主题库”。

    2.“主题库”以图示的方式列出了所有内置的文档主题，同样可以在这些主题之间滑动鼠标，通过实时预览功能来试用每个主题的应用效果。 

    3.单击一个符合您要求的主题，完成文档主题的设置。

    技巧5 眩目封面立即呈现

    专业的文档要配以漂亮的封面才会更加完美，想要不再为设计漂亮的封面而大费周折？当然是可以办到的，Word内置的“封面库”为用户提供了充足的选择。操作如下：

    1.切换到“插入”选项卡，并在“页”组中，单击【封面】按钮，打开“封面库”。“封面库”以图示的方式列出了所有内置的文档封面，这些图示的大小足以让你看清楚封面的全貌，选择非常轻松。

    2.单击其中一个封面，该封面会自动被插入到当前文档的第一页中，现有的文档内容会自动后移。

    3.单击已被插入的封面中的预留输入位置（例如“年”或“键入文档标题”等），然后输入相应的文字，一个漂亮的封面就制作完成了。

    技巧6 利用文档部件实现内容的再利用

    对于某些常用文档，其中总有一些内容是固定不变的或是不会经常改变的，例如个人简介、个人的联系信息都属于这种情况。如果每次输入这些信息时都重复一次，一是很可能会在输入文字和设定格式上浪费很多时间，二也非常麻烦，利用Word中提供的“文档部件”就可以将这样的内容作为一个单独部件存储并方便以后再次使用。具体操作方法如下：

    1.在任意一个文档中输入一些固定不变的常用信息，并为其设定美观的格式，然后选中这些内容。

    2.切换到“插入”选项卡，然后在“文本”组中单击【文档部件】按钮，并执行下拉菜单中的【将所选内容保存到文档部件库】命令。

    3.在弹出的“新建构建基块”对话框中，设置该文本部件的“名称”，并单击【确定】按钮，完成文本部件的添加。

    4.在“插入”选项卡的“文本”组中，单击【文档部件】按钮，刚才添加的文档部件已经显示在“文档部件库”中，需要再次使用时，单击该文档部件，它就会被插入到光标当前所在的位置。

    技巧7 使用更快捷的方法为文档插入目录

    在先前版本的Office中，每次插入目录时，需要先在一个对话框中进行设置，然后才可以将目录插入到文档中。新版Office中操作会简单很多，它能代替用户完成其中的大部分工作，这就使得插入目录的操作变得更容易。操作方法如下：

    1.将光标定位在要插入目录的位置。

    2.切换到“引用”选项卡，并在“目录”组中单击【目录】按钮，打开“目录库”。

    3.“目录库”以可视化方式向用户展示了各种目录的编排方式和显示效果，用户只需选择其中一个满意的目录形式，就可以立即完成目录的插入操作。

    技巧8 将文档共享给没有安装微软Office的用户

    微软Office已经能够支持直接生成PDF文件格式，PDF是一种国际通用的文档格式，现在已经有很多可免费下载和使用的PDF文档阅读程序（如Foxit PDF Reader）。要将Word 2007文档以丝毫不变的风格发送给那些没有安装Microsoft Office程序的用户浏览，只要将该文档转换为PDF文件格式进行保存将是一个不错的选择。操作方法如下：

    1.在Word中打开要发布的文档。

    2.在Word 2007主窗口的左上角，单击【Office按钮】，然后从下拉菜单中执行【另存为】——>【PDF或XPS】命令，打开“发布为PDF或XPS”对话框。

    3.为新的PDF文件指定保存路径和文件名，并单击【发布】按钮，即可完成从Word文档到PDF文档的转换操作。

    技巧9 快速访问自己最常用的功能

    Office2007已经通过“功能区”这种全新的用户界面组织方式，将先前深埋于菜单中的功能上浮至各个选项卡中。同时，Word 2007也为用户提供了一种构造个性化工具箱的机会，你可以将自己最常用的功能添加到工具箱中，以便一次单击即可执行想要的命令，这个工具箱就是“快速访问工具栏”。操作方法如下：

    1.回想一下，当自己在平时打开和编辑某个文档时，哪些功能是最常用而且需要超过一次单击操作才能使用到的？通过在“功能区”中切换选项卡或者浏览“Office按钮”菜单，找到这个功能。

    2.在该功能上单击鼠标右键，并从快捷菜单中执行【添加到快速访问工具栏】命令，该功能就会出现在“快速访问工具栏”中。

    3.要是觉得“快速访问工具栏”的默认位置每次点击不大方便，可以右键单击它，并从快捷菜单中执行【在功能区下方显示快速访问工具栏】命令。这样，“快速访问工具栏”就会自动显示在“功能区”下方的位置。