练就Office2007达人 15个Excel小技巧

    技巧11 按颜色对数据进行排序

    几乎人人都喜欢五彩缤纷的颜色，在文档中合理、有效地使用颜色可以显著提高文档的吸引力和可读性。如果能够按颜色对数据进行排序和筛选的话，则是在快速组织和找到所需数据的基础上锦上添花。使用Excel 2007，无论是手动还是按条件设置的单元格格式，都可以按格式（包括单元格颜色和字体颜色）对数据进行排序和筛选。下面就先来看看如何按颜色对数据进行自定义排序。

    1.在“开始”选项卡的“样式”组中，利用“条件格式”中的“突出显示单元格规则”功能为任一单元格区域应用不同的单元格颜色和字体颜色。

    2.单击数据区域中一个单元格，在“编辑”组中单击“排序和筛选”按钮，在弹出的下拉菜单中执行“自定义排序”命令。

    3.在打开的“排序”对话框中，指定主/次要关键字、排序依据和次序等，添加4个排序条件。单击确定后，数据便按指定的颜色次序进行排序了。

    技巧12 按颜色对数据进行筛选

    在上一个技巧中，我们已经学会了如何按颜色来对数据进行排序，那么如何按颜色来对数据进行筛选呢？别着急，答案马上揭晓。操作如下：

    1.利用“开始”选项卡的“样式”组中的“条件格式”中的“突出显示单元格规则”功能为任一单元格区域应用不同的单元格颜色和字体颜色。

    2.单击数据区域中一个单元格，在“编辑”组中单击“排序和筛选”按钮，在弹出的下拉菜单中执行筛选命令，Excel便会自动为列标题添加自动筛选的下三角按钮。

    3.单击“到期日期”列标题右侧的下三角按钮，在其下拉菜单中执行“按颜色筛选”命令，然后从右侧的“按单元格颜色筛选”或“按字体颜色筛选”列表中选择一种颜色，即可完成筛选工作。

    技巧13 单元格样式轻松设置

    如果您想在一个输入步骤中应用几种格式，并确保各个单元格格式一致，可以使用单元格样式。单元格样式是一组已定义的格式特征，如字体和字号、数字格式、单元格边框和单元格底纹。通过Excel提供的内置单元格样式，任何一个用户都可以非常便捷地完成格式设置工作。简单操作如下：

    1.选择要设置格式的单元格。

    2.在“开始”选项卡的“样式”组中，单击“单元格样式”按钮。

    3.单击要应用的单元格样式。

    此外，需要说明一点常识，单元格样式基于应用于整个工作簿的文档主题。当切换到另一文档主题时，单元格样式会自动更新以便与新文档主题相匹配。

    技巧14 确保始终能看到每一个表格标题

    为了在阅读长篇幅数据表格时更加方便，Excel中提供了一项非常实用的功能，只要将数据区域转换为表格，在浏览表格数据时就可以始终清楚地看到每一个标题。

    1.选择要转换为表格的数据区域，单击“插入”选项卡。

    2.在“表”组中，单击“表”按钮，打开“创建表”对话框，选中“表包含标题”复选框，点击确定。 

    3.创建表格后，上下滚动该表格就可以始终看见表格标题，即原标题行出现在列标的位置上（当然光标要位于该表格中，拖动滚动条时才可看见列标题）。

    分享一个小技巧，直接给普通的数据区域“套用表格格式”也可以把数据区域转换为Excel表格。

    技巧15 表格中数据汇总

    在Excel中创建表格后，就可以独立于该表格外部的数据对该表格中的数据进行管理和分析。通过在表格的结尾处显示一个汇总行，然后使用每个汇总行单元格的下拉列表中提供的函数，可以快速汇总Excel表格中的数据。操作步骤如下：

    1.单击Excel表格中的任意位置，“表工具”变为可用，并会显示“设计”选项卡。

    2.在“设计”选项卡上的“表样式选项”组中，选中“汇总行”复选框。

    3.此时，在表格的下方显示出汇总行，并在最左侧的单元格中显示“汇总”二字。

    4.在汇总行中，单击要为其添加汇总计算的单元格，然后在下拉列表中选择所需函数，如求和、平均值等。

    学会以上介绍的15招，相信你使用Excel的技能将迅速提升，处理各种表格更加游刃有余，在最省力的情况下，确保数据的准确性和美观性。■<