柯尼卡美能达解决方案打造高效办公流

    泡泡网企业频道频道5月19日 传统制造业作为商业社会发展的绝对推力，伴随其产业的规模化，许多旧有的管理症结逐渐浮出水面。一些“百年老店”的CIO们或许已经发现，继续沿袭传统办公模式将导致工作效率持续低下，办公设备部件老化、功能单一，与现代高效办公的需求越来越不不相匹配。制造业在追求自身产品创新的同时，也在不断探索如何突破旧有模式，打造更高效的工作流。

    同样的问题也曾困扰某世界500强涂料制造企业中国总部的管理层。据负责人介绍，该总部由于负责国内各生产基地、销售公司、实验室以及培训中心的运营，日常办公形式更趋于多样化，而且流程繁冗复杂。原有办公设备已经明显无法适应工作需求。企业希望通过导入专业办公解决方案来彻头彻尾摆脱这些办公管理痼疾，并最终选择柯尼卡美能达OPS综合提案服务进行了成功的实施。

传统型办公面临“三大难”

    “我们的业务覆盖多个商业领域，由于业务量的不断增加，日常办公设备已经无法满足工作负荷，”该企业信息化负责人描述了方案导入前办公应用的“三大难”状况。

    一是设备使用难。“总部各部门共计拥有办公输出设备近35台，其中大部分是单功能打印机，大多数设备使用年限已经超过5年，有的型号已经停产，这样的设备基础远远无法负荷总部25万张的月印量，而且现代型的环保、高效办公需要到双面输出、安全管控等功能扩展都无法实现。”二是后期维护难，这也是IT部门日常负担最重、耗时最多的工作之一。由于公司不同时段采购的办公设备品牌众多、型号老旧、布局分散，导致日常维护频繁，而且全部依靠人工操作，浪费了大量的人力物力。即便如此，办公设备的工作效率仍然令人堪忧。三是成本管控难，压缩成本是制造企业迫在眉睫的问题，原有模式不能即时呈现各部门设备使用和耗材消耗情况，除了可见的购机成本、维护成本外，更多譬如纸张浪费等隐性管理成本难以掌握。

“软硬兼施” 扭转低效办公困境

    客户的需求一直是推动柯尼卡美能达解决方案进行创新的重要力量。经过方案专家的前期现场数据采集，和文印类型的分析，柯尼卡美能达为该客户提供了“量身定制”的OPS综合提案服务，实施涵盖软硬件的个性化改善项目。

    一套办公解决方案是否行之有效，首先以合理的硬件配置为基础。

    柯尼卡美能达为客户列出了一张“缩减版”的设备清单，将以往多台单一功能设备更换为多功能复合机，仅通过一台设备就可以轻松应对日益增长的打印、复印、扫描等一系列复杂文档输出工作，并按照使用频次，配以包括bizhub 283、bizhub 552、bizhub C220及bizhub C552在内的黑白、彩色中高速档复合机。然后根据各部门的物理位置、员工走动频率及工作组安排，对设备布局进行了统一、科学的布局规划，最大程度节约办公资源。

    以全新设备为基础，柯尼卡美能达继续导入PSES管理分析软件中的两个模块，Net Care Device Manager及Authentication Manager，用以帮助客户统计、分析每台设备的即时使用情况，控制各部门的办公费用支出。每月该系统将自动生成统计报表，使企业管理层原先对设备及输出费用浑然不知的情况也得到了显著的改善，“成本可视化”让实时控制和监督更加有效。另外，企业在选购新的设备时，推荐采用租赁或抄表的方式，大大削减总体拥有成本。

高效工作流为客户带来惊喜

    在柯尼卡美能达解决方案导入后，通过各方反馈和数据显示，企业各个层面对日常办公发生的明显变化感到欣喜。员工普遍反映新设备在功能方面的多样化为工作节省了大把时间，办公环境也更为安全舒适。采购和行政管理部门对“一元化”售后服务窗口所降低的人力和时间成本表示满意，IT部门的后期维护也不再成为难题，“我们能够切身体会到设备管理及故障处理时间减少，不再需要面对设备维护带来的繁重的工作量，让IT部门可以专攻更核心的业务。”

    除此之外，新方案实施最大的惊喜是，在实际使用过程中采用先进的刷卡打印技术。“打印前先刷卡认证，使得所有打印任务都可以追踪到每一设备、每一个人和部门，每月办公成本以清晰的报表形式呈现。由于采用了这种管理手段，杜绝了输出文件闲置的问题，确保打印输出的安全性，员工的错误打印也可以提前删除，进一步节省了不必要的办公支出。”

    对于柯尼卡美能达OPS综合提案服务的总体评价，企业负责人谈到，“虽然市场上提供办公解决方案的供应商不在少数，但我们经过多轮招标最终确认选择柯尼卡美能达。从合作过程看来，柯尼卡美能达能切实站在客户的角度，实实在在地解决我们遇到的困境。OPS综合提案服务是一套智能、高效、安全的办公解决方案，真正帮助我们改善了工作流程，提高了文档输出品质和效率，公司各方对方案的实施效果都非常满意。而双方更深入的合作也正在顺利进行。” ■